経理

経理女子必見!これであなたも帳簿の流れがわかる!

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経理の仕事を日々こなしていると、いったい自分は会社の経理のどの部分の仕事を担当しているんだろうと思うことはありませんか?日々の取引記録をしたり、集計をしたものは、最終的にはどこにつながっていくのでしょうか?

そんな疑問は、帳簿の流れを考えるとわかるようになります。帳簿の流れをつかむことで、自分が担当している部分が、会社の経理の流れの中でどの部分なのかがわかり、全体の流れの中で気を付けるべきこともわかってくると思います。

今回はその帳簿の流れについて、解説します!

 

お金の流れと帳簿の流れ

そもそも経理とは、どのような仕事なのでしょうか。

経理の仕事の中心は、会社の日々の活動、つまり取引を記録し、会計データにして、集計することです。

その集計したものが最終的に、貸借対照表や損益計算書などにまとめられていきます。まずは会社の活動である取引があって、そのお金の流れを記録していくことがスタートです。

その記録するルールが、「簿記」というもので、経理にとって「簿記」の知識が必須ということがわかりますね。

簿記のルールにしたがって記録された取引が集計されていくときに、下の表のとおりに、いくつかの段階を経て集計されていきます。この段階を順番にたどっていくことが、帳簿の流れというわけです。

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それでは、順を追ってこの流れを見ていきましょう。

 

1.伝票と仕訳帳

帳簿の流れの第一段階として、まず最初に、取引をした事実を簿記のルールにしたがって記録することが必要です。売上伝票・領収書・請求書などをもとにして、伝票や仕訳帳に記録していきます。仕訳をする帳簿を仕訳帳といいますが、入金伝票、出金伝票、振替伝票といった伝票を使う場合もあります。

会計ソフト上での仕訳帳は、日付・仕訳・金額・摘要などを入力するようになっています。摘要には、後から仕訳帳を見たときに、どういった取引を行ったかが分かるように、取引の種類や取引の相手先などを入力します。

 

2総勘定元帳

伝票や仕訳帳に記録された取引は、次に総勘定元帳に集計されていきます。総勘定元帳は、すべての取引を勘定科目別に日付ごとに記載したものです。

伝票や仕訳帳をみても、一か月の売上はいくらなのかは分かりませんが、総勘定元帳をみれば、売上高の項目には日付順に売上が記載されていますので、一ヶ月分を集計することで一か月の売上がいくらなのかわかるのです。

同じように、伝票や仕訳帳をみても現金の残高はわかりませんが、総勘定元帳をみれば、現金の項目に現金の取引が集計されているので、どの日にいくらの入金や出金があり、残高がいくらなのかがわかるようになっています。ということは、総勘定元帳の現金は、現金出納帳と同じ役割を果たすとわかりますね。

現金出納帳は、日々の現金管理のために記録するものですが、総勘定元帳の現金は、記録された結果として集計されたものという違いがあります。

会計ソフトで入力している場合には、伝票や仕訳帳で入力された取引記録が総勘定元帳へと自動的に集計されていきます。

 

3試算表

試算表は、総勘定元帳をもとに、各勘定科目の月末残高を集計して一覧表にしたものです。

貸借対照表や損益計算書と同じように、会社の経営成績や財政状態もわかりますが、貸借対照表と損益計算書にはわかれておらず、まとめて一覧表になっています。

一ヶ月ごとに作成することで、期中での会社の状態が把握でき、毎月の試算表を比較することで、たとえば月によって売上高がどれだけ変化しているかなどがわかります。

会計ソフトで入力している場合には、総勘定元帳から自動的に試算表まで集計されます。

 

4.貸借対照表・損益計算書

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帳簿の流れの最終段階は、貸借対照表・損益計算書といった決算書類です。1年間の取引をまとめ、1年間の経営成績をあらわしたものが損益計算書、決算時点の財政状態をあらわしたものが貸借対照表です。この貸借対照表・損益計算書といった決算書類は、会社の正式な報告書として、税務申告のときには添付する必要がありますし、上場している会社であれば公開が義務付けられています。

会計ソフトで入力している場合には、貸借対照表・損益計算書も自動的に集計されます。

 

まとめ

今回は、経理業務を行うときに、どのような流れでどのような帳簿に記録し、最終的にどのように集計されていくかを解説しました。

経理の一連の帳簿の流れは、「伝票・仕訳帳→総勘定元帳→試算表→貸借対照表・損益計算書」という流れになります。

伝票・仕訳帳に記録された取引は、最終的に貸借対照表・損益計算書まで集計されていきます。たとえば損益計算書の売上の数字は、日々の売上の記録の集計結果になります。

つまり、どんな大企業の決算書であっても、スタートは取引を記録するところからはじまるのです。日々の経理の仕事が重要だということがわかりますね。


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