経理

経理では、コピーがこんなに大切だった!?失敗しないコピーのとり方

コピー1

事務仕事の中で、コピーやお茶くみというと、どうしても「だれでもできる雑用」というイメージがありますよね。
ところが、経理では、「コピーをとる」ことはとても大切な仕事なのです。経理の仕事をバリバリしている人であれば、しっかりコピーをとることのできない人にコピーを任せるくらいなら、自分でコピーをしたほうが良いと思うでしょう。
今回は、経理の仕事における「コピーの重要性」と、失敗しないコピーのとり方を解説したいと思います。

 

経理でコピーが重要な4つの理由

(1)経理に必要な書類は、必ず控えをとらなければならない

経理の仕事では、書類をみて入力をしたり、資料を作成したりしなければなりませんね。ところが、書類の原本はほかで保管しなければならなかったり、提出や返却をしなければならなかったりするため、まずはコピーをとらないと仕事ができないのです。
このときにコピーがしっかりとれていないと、入力や資料作成に必要な数字などが分からなくなり、もう一度、ほかに保管・提出・返却してしまった原本を、見せてもらわないといけなくなってしまいます。

(2)経理に必要な数字や資料の証拠が必要

経理の仕事では、売上や領収証などの資料をもとに入力をしたり、資料を作成します。入力や集計などの結果は、最終的には決算書として会社の経営に役立て、税務署などに提出されたりします。
もし、経理の数字が違っていたり間違った内容で提出されてしまったときには、法律違反になってしまうこともあります。
そこで、経理では必要な書類はいつでも照らし合わせができるように、きちんと保管しておく必要があります。もし税務署から問い合わせがあったときには、入力資料の原本が手元にない場合が多いので、コピーをみて対応することもあるでしょう。したがって、コピーといえども一定の期間は保管して、いざというときに備えるための大切な書類になります。このときにコピーがしっかりとれていないと、経理の書類に記載されている数字や情報が、いったいどこからきたのかがわからなくなってしまうので、しっかりとコピーをとる必要があるのです。

(3)経理で作成した書類にも控えが必要

経理で作成した書類は、税務署や会社の関係部署に提供したりします。このときには、必ず同じものを1部、経理に控えておく必要があります。原本と区別するために、「控」の印鑑を押しておくのも良いでしょう。
税務署などに提出する場合は、必ず控えも提出して、控えのほうにも受領印をもらいます。
このときに、原本と控えとが同じものでなければ意味がありませんので、同じものを2部印刷するか、コピーをとって対応します。

(4)あとから確認するための控え

資料作成や法律的に必要なコピーのほかにも、自分が必要であると思った書類はコピーをとっておくことも大切です。経理はチェックが大切な仕事ですので、あとからチェックや確認をするために必要になるからです。
中には、法律的な観点からコピーをとらないほうがよい書類もありますので、自分で判断ができない場合には、上司などに確認をしましょう。
コピーをして紙でとっておくことが大変な場合には、スキャンしてPDFで保存し、必要なときに印刷するという方法もありますよ。

 

失敗しないコピーのとり方

コピー2

(1)原本の順番をかえない

経理では、原本を預かってコピーをとってから返却することが多いのですが、このときに原本の書類の順番を変えないようにします。
ページ番号がふってあれば分かりやすいのですが、ページ番号をふってない場合には、ばらばらにすることなく慎重にコピーをとる必要があります。
原本は、お客さまやほかの部署から預かった大切な書類です。自分には書類の順番に意味がないように思えても、お客さまやほかの部署の人にとっては、わかりやすく並び替えてあったり意味がある順番になっているものです。
もし順番を勝手に変えられると、あとからその人の仕事に影響が出てしまうかもしれません。
原本のコピーをとるときには、コピーをとり終わったあとに、原本をコピーをとる前と同じ状態に戻すことができるように工夫しましょう。

(2)枚数をかぞえる

コピーがきちんととれているかどうかは、どうやって確認したらよいでしょうか?一番、手っ取り早い方法は、コピーをとる書類の枚数と、コピーの枚数が同じであるかどうかを数える方法です。この方法は「枚数あわせ」といいます。
一枚一枚コピーをとらずに、コピー機で自動的に流してコピーをとる場合がありますよね。この場合にも、コピー機で流したときに、2枚一緒に流れてしまっている場合もありますので、きちんと枚数を数える必要があります。
また、コピーを紙でとらずに資料をスキャンしてPDFデータで保存する場合があります。この場合にも、PDFのページ数が原本の枚数と一緒であるかを確認するようにしましょう。

(3)コピーに不備がないか確認する

コピーをとった後にコピー枚数があっていたら、次は1枚1枚、コピーが歪んでいないか不鮮明で見えないところがないかを確認します。せっかくコピーをとったのに、きちんとコピーがとれていなかったら意味がありませんので、きちんとチェックするようにしましょう。
時間がかかって面倒に思うかもしれませんが、もしコピーに不備があった場合には、あとから不備の箇所をさがしだしコピーしなおさなければならなくなってしまいますので、余計に時間がかかってしまいます。最初にコピーを取る段階できちんとチェックをするほうが効率的です。

 

経理ではコピーがとても大切です!

経理の仕事では、たかがコピーといってもとても大切な役割があるんです。経理は数字やデータの根拠が大切な仕事です。経理の仕事を効率的に行い、数字やデータの根拠を確認するためは、過不足のないきちんとしたコピーをとることが大切になってきます。

今回ご紹介した方法でコピーをとれば、きちんとしたコピーをとることができますので、ぜひ実践してくださいね!

 


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