経理

これが便利!領収書の整理と保管方法

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「領収書」は、かなり嵩張るし、大きさもマチマチでファイリングしづらい!と悩んでいる方多いのではないでしょうか?それでも、取引の証拠となる証憑書類のひとつであるため、法律により保存期間が定めれていますので、きちんと保管しておかなくてはいけません。

ここでは、整理して保存するための”コツ”をご紹介します!

 

まずは分類から始めましょう!

月次処理が終わるとついついガサッと保管してしまいがちですが、必要な時にすぐに探し出せるよう、分類しておくと便利です。分類方法をまとめたので、これを参考に自分の会社にあった分類ルールを作りましょう。

分類方法1 : 月ごとに分け、領収証を日付順に並べる

毎日、経理処理を行う会社では、入力したら1日ごとにクリップ止めもしくはホッチキス止めしておき、それを1ヵ月積み上げていくという方法です。

ただ、1~2ヵ月分をまとめて処理することが多いという場合は、並び替えるのも一苦労です。会計ソフトに入力すると日付順に並び替えてくれますから、この手間は省きたいところですね。

 

分類方法2 : 代金の支払い方法で分ける

1~2ヵ月分をまとめて処理することが多い場合には、現金・振込・クレジットカード決済等、支払方法別で分けておいた方がいいですね。

クレジットカード決済や、Suica・Pasmoなどの電子カードを使用した領収書は、カード会社発行の利用明細と組み合わせて保管しておいた方が、誤って二重計上してしまうリスクも抑えられます。

分類方法3 : 勘定科目ごとに分ける

領収書の量が多い会社では、月ごと、勘定科目ごとに分けていくのが便利です。

元帳を見ているようでとてもわかりやすいですが、手間がかかるうえ、後で勘定科目を訂正した場合は貼り直す必要があります。

 

分類方法4 : 取引先ごとにわける

請求書があるものは、請求書と領収証をセットにして保存しておくと、支払状況が一目瞭然です。一般のレシート類とは分けて取引先ごとに保存するという方法もあります。

 

分類方法5 : 経費精算書と一緒に保管する

従業員がいる場合は、毎月経費精算書を作成してもらい、精算者ごとに分けて精算書と領収書をセットで保管しましょう!

 

次はファイリングをしていきます!

領収書の分類方法が決まったら、ファイリングをしていきましょう!ファイリング方法も会社により様々ですから、業務形態に合ったものを選ぶことが出来ます!

 

保存方法1 : 紙に一枚一枚貼りつける

A4用紙に、分類ごとに張り付けていく方法です。用紙をプラットファイルに綴じていき1期分まとめて1冊もしくは数冊にするのが分かりやすいです。

市販のスクラップブックなどに貼りつけるのも、方法の一つでしょう。

 

保存方法2 : ジッパー付き保存袋に分類ごとに入れる

クリップやホッチキスで、1日分や1か月分ごとに留めておき、それを分類に分けて袋に入れて保存する方法です。これだと、イチイチ紙に貼るという手作業が省略出来るので、時間がない方にはおすすめです。

ただし、この方法では、クリップやホッチキスで留めておくというのがポイントで、バラバラの状態で袋に入れておくと、後から中身を取り出した時に、1枚ぺらっと紛失してしまうリスクがありますので気を付けてください。

 

保存方法3 : モノイレリフィルを使う

ジッパー付き保存袋ですと、立てて収納が出来ないので、数が多くなるのは、袋を探すのが大変になってきます。

そこで便利なのがモノイレリフィルです。A4サイズで2ポケットに分かれているものもあるので、領収書の保管にはちょうど良い大きさ、そして何より、リングファイルで保存出来るというのが最大のメリットです。

リングファイルを分類ごとにインデックスを付けておけば、あとから探すときにも困りません! 但し、領収書が大きすぎると折り曲げないと入らないので、かなり嵩張ってしまうのが難点です。

 

ファイリングのコツ

ファイリングするときは、背表紙や袋にタイトルをつけるようにしましょう。

例えば、【領収書 平成〇年〇月分】や【○○小口現金領収証 平成〇年〇月分】というふうに分類に合った名前をつけます。ポイントなのは「誰にでもわかる」「すぐ見つけられる」というところです。

そして何年何月分なのかは、意外と重要情報ですので、忘れずに入れるようにしましょう!今はいつのものかわかっていても、長い長い保存期間が経過するにつれて、ファイルの数が増えてわからなくなってしまいます。

また、ファイルの中は、インデックスを活用して、細分類しておくと、さらに見やすくなります。【1月】【2月】といった月ごと、【通信費】【会議費】といった勘定科目ごと、【〇〇銀行】【△△会社】といった取引先ごとにします。

 

まとめ

いかがでしたか?領収書のファイリングといっても、会社の業態や担当者によって様々です。

ファイリングのルールを決めて、担当者ごとにやり方が変わらないように統一していければベストですね!


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