キャリア&スキル

仕事を効率的に片づける5つの方法

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毎日のルーティーン業務に加え、突発的な仕事が舞い込んでくるなど、文字通り仕事が積み上がってしまうことってありますよね。本当は定時退社する予定だったのに、思いがけず残業することになってしまったり……。

でも、もし毎日のように残業が続いているとしたら、あなたは以下の項目のどれかに当てはまってしまっていませんか?

・自分の仕事が全体でどれだけあるのかを把握していない

・それぞれの仕事にかかる時間数がわからない

・仕事は目についた順に進めている

・メールは来るたびにチェックして即返信している

・机の上に書類が積み上がっている

1つでも当てはまる人は、もっと仕事を効率化できるかもしれません。そんな方にオススメな、仕事を効率的に片づける方法を5つご紹介致します!

 

毎朝その日の『To do list』をつくる

まずは自分が持っている仕事を全て書き出して、見える化してみましょう。その中で、今日やるべき事をピックアップし、『To do list(やるべき事一覧)』を作成します。

このリストの作り方としては、紙に書いても良いですし、PCのメモ帳等に書いても良いでしょう。

そして、リストアップする際は優先順位をつけて、先にやるべきものから書いていきましょう。このリストを見ながら仕事を進め、1つの仕事が終わった時にはリストにも完了のチェックを入れていきます。

もし、その日中に『To do list』が全て完了しない場合は、1つ1つの仕事にかかる時間数が把握できていないのかもしれません。自分の労働時間内で処理しきれないスケジュールを立ててしまっているということになるからです。

その場合は、自分が1日で処理しきれるスケジュールを立てられるよう、各業務の目安時間を把握してみましょう。

 

予定はタイムスケジュールで立てる

予定は、タイムスケジュール式で組むことをオススメします。

「この仕事は10時~11時の間にやる」と決めることで、必然的に仕事の優先順位を考えられるようになるからです。タイムスケジュールを組むのにオススメな方法は、手帳のデイリーページやGoogleカレンダーなどのスケジュール管理アプリです。自分がいつ、何をやるべきなのかをしっかり把握することで、作業効率アップを狙いましょう。

もし社内で共有されているタイムスケジュール管理ツールがある場合は、ぜひ活用して下さい。他の人に自分のスケジュールを把握しておいてもらうのも、業務効率化の1つの手段です。

そうすることで、突発的な仕事を振られにくくなったり、無駄なスケジュール確認を省くこともできます。

 

目標タイムを設定しておく

経理業務は、正確性と速さが同時に問われるものばかりですよね。しかし、書類の処理など単調な作業が多いのも事実です。単調な作業を楽しく効率化するためにも、目標タイムを設定して仕事に取り組むことをオススメします。

例えば、「今日は20件の請求書を1時間で処理する!」と決めた場合、PCやスマホのストップウォッチ機能で実際に計ってみるのも良いと思います。次の目標も立てやすくなりますし、タイムトライアル形式のゲーム感覚で仕事を進めることもできます。自分がどんどん仕事が速くなるのがわかり、成長を感じることもできますよね。

「自分がその仕事にどれぐらいの時間をかけているのか」を見える化することができるので、優先順位をつける際に役立ったり、タイムスケジュールも組みやすくなる等、良いことばかりです。

 

ファイルやボックスで優先順位をつける

どんなに予定をしっかり立てていても、突発的に仕事が降ってくることもありますよね。そんな時にオススメなのが、ファイルやボックスを使って優先順位をつける方法です。

「今日やる」「明日やる」「今週中にやる」など、締切や緊急性ごとにいくつかのカテゴリにファイルやボックスを分類し、突発的に来た書類はその中に入れていきます。

仕事効率化の観点で見れば、書類を探すのにかかる時間はムダですよね。書類が来た時点で簡単に整理しておけば、机の上に積み上がった書類の中から探し出す手間が省けます。

 

メールの返信は予定に組み込んでおく

メールの返信は自分の仕事の集中を妨げる一因となります。

メールが来るたびにチェックしていると、自分の仕事が進みません。あらかじめタイムスケジュールに「メール返信」の時間を組み込み、緊急性のあるメール以外はその時間にまとめて返信しましょう。

 

速く正確に仕事をこなせるのが経理のスペシャリスト!

経理業務は数字を扱う仕事なので、正確性が第一。しかし、どんなに正確でも、仕事に対して必要以上に長い時間をかけているとしたら、スペシャリストとは言えません。

速く、かつ正確に仕事を進められることが、デキる経理部員の必須条件です。日常の業務のちょっとした改善が仕事の効率化につながるので、試行錯誤しながら自分のベストな仕事の進め方を見つけましょう!

 


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